一、关于档案材料
毕业生的人事档案是用人单位选拔、聘用毕业生的重要依据。用人单位往往根据毕业生人事档案中所反映的德、智、体以及专业特长，将其安排到适当的工作岗位上，且随着工作变化而转迁。按照现行人事制度，无档案就没办法办理调动及相关手续。因此，学生毕业离校后，其档案能否准确、及时、安全地到达用人单位手中是非常重要的。毕业生必须了解档案转递过程中的一些注意事项，以配合学校共同做好档案的转递工作，使自己顺利走上工作岗位。
毕业生档案的主要内容有：①学生基本情况材料，如学生登记表、学年鉴定材料等；②政审材料，如入党、入团志愿书等相关材料；③学籍材料，如学习成绩单等；④奖惩材料，如奖励证明、处分文件等；⑤毕业鉴定材料；⑥毕业生体检材料；⑦高中升大学的各类档案材料。
二、档案投递、查询
1、档案转递方式。按照有关规定，高等院校毕业生档案必须以机密件由机要投递方式转送到就业报到单位。机要投递是较普通邮政更为保密、安全、准确的档案转递渠道。
2、档案的转递范围。凡派遣单位不属于机要转递范围的中小公司、企业以及县区以下单位，不能接收和保管档案，毕业生应向学校提供准确的属于机要转递范围的上级主管单位及就业单位的详细地址。
3、档案转递的时间及查询。学生毕业离校后，档案由学院学生处统一转递。学校送发档案的开始时间为当年7月中旬。毕业生到工作单位报到后，应当及时到单位的人事部门查询档案是否已转达。如果在三个月内发现档案还没有到达，则应及时在学生处网页查询投递时间和地点，或与学院学生处联系（机要局查询期为投递之日起一年内）。联系电话：0513-85965565。
4、改派的毕业生，领取到新的报到证后，由学生本人与原单位或生源所在地人事或教育部门联系商议，直接在当地转递，不再将档案退回学院。
三、毕业生留校档案的管理
1、毕业生档案申请留校代管的时间最长不得超过两年（毕业当年的7月1日至第三年的7月1日止）。
2、档案留校代管期内正式落实就业单位的毕业生，持单位协议证明或其调档函，到南通航运职业技术学院就业处办理就业报到证，并持“毕业生就业通知书”及时回校到学生处办理档案迁转手续。
3、对档案留校代管期满仍未正式落实就业单位的毕业生，要求在档案期满前主动与学校联系，落实档案去向。若档案代管期满，毕业生本人仍未与学校取得联系，学校有权按原就业方案将其档案转至毕业生入学前所在省、市、县毕业生就业服务机构，由此所造成的一切后果由毕业生本人承担。
4、毕业生人事档案留校代管期间，不受理除就业、升学以外的任何与人事档案有关的事宜（如出具定岗定职、职业资格报考、公务员报考、出国等证明）。如预计在此期间需办理相关手续的，请毕业生在毕业时及时将人事档案转回生源所在地或具有人事关系代理权的县以上人才流动机构，以免给自己造成不必要的麻烦。
5、毕业生档案作为机要文件保存，原则上不对外查阅、不外借。用人单位如需调阅毕业生档案，须出具单位介绍信和本人有效证件，并做好查阅登记工作。毕业生本人及家长不可查阅毕业生的档案。
6、档案留校代管期满的毕业生档案由学校学生处负责统一办理转递手续。
7、所有档案的转进、转出必须登记造册。